業務フローの改善-10-

業務フロー,プロセス

業務フロー全体の改善

【会計事務所の側は「経理=記帳」】

- 山口 - 広義に言えば営業マンが見積りを出した時点で始まっているのです。それが契約に至ったならば、請求書が発行され入金確認を行って...など、そう言った諸々の作業があって最終的に帳簿に記録されるのです。会社の業務フローを改善したいという場合には、これら全部を見てやらないといけないのです。

- 荻野 - それを会計事務所出身者では出来ないと。

- 山口 - そうです。だから、うちの会社は「元会計事務所職員」の採用はやっていないのです。この間も面接していて、「顧問税理士さんに相談すると逃げられる」と会社の経理を10年くらい担当されている方が言っていました。そこで先程の業務フローの話をしたのですが、すると「やっとわかりました」と仰っていました。「確かに顧問税理士の先生は、私が記帳以外の経理の質問をすると嫌がるのですよ」と。
 お客様が認識している「経理」が正しい「経理」の概念なので、お客様の側が会計事務所の職員が「経理」のことを知っていると思うのは当然です。しかし、会計事務所の側は「経理=記帳」なのです。

- 荻野 - 私も、公開準備会社の社内で作業するまではその辺のことが良く分かりませんでしたね。請求書があって通帳にそれと同額の入金の記載がある、そこからが経理のスタートだと思っていました。しかし、実際に社内に入るとそれに到達するまでには、様々な人が携わり調整・手続が行われやっと請求書発行そして入金があるのだと知りました。

- 山口 - ええ。そこが重要なのです。取引リストを作成するということは、その取引が生まれてから入出金という事実によって完了するまでを管理するということです。つまり、業務フローの全体を把握するために、記帳だけをする人よりも、業務フローの遥か遠くの方にも視点を向けて業務をすることになります。
 この話のわかりやすい事例でいうと、自社で経理をする為に、普通の会計事務所の経験者を採用してしまう会社が結構ありますよね。

- 荻野 - ありますね。

- 山口 - 経理を知らない社長は会計事務所出身ならば出来ると思ってしまうのです。でも会計事務所の職員は職員で「経理=記帳」と思っていますから、業務フローの上流に遡ることをしないで「資料揃っていないので月次出来ません」ってなことになってしまうケースが本当にあるのです。「うちの経理全然仕事しないなぁ」と思っている社長さんはその担当者の前職を確認されると良いと思います。かなりの確率で会計事務所出身者だと思いますよ。

- 荻野 - 会計事務所出身で、コミュニケーションを取るのが苦手な人はそうなりそうですね。

- 山口 - 実は、会計事務所に記帳代行を依頼するということにも同様の問題があります。会計事務所がやってくれるのは記帳だけですから、業務フローの改善は自分でやる必要があるわけです。もっと現実的に問題なのは、資料を丁寧に整えて渡してあげないといけないことです。これって結局手間ですよね。

- 荻野 - お膳立てを揃えてあげないと、やってくれませんからね。(笑)

- 山口 - ええ。そのうえ「資料の整理が悪い」とか、「取引内容が良く解らない」といって、やたら質問をされることになるのです。なので、我々は経理アウトソーシングに際して「経理の仕事を全部やらせて下さい。」とお願いしています。記帳代行の場合、資料をもらって記帳作業をするので、業務フローの中でその取引がどのように行われたのか解らないのですが、全部やらせて頂けば、お客様である経営者の方よりも、むしろ我々の方がその取引について詳しい状態が作れますので、会計処理するにあたって経営者の方に質問しなければいけない量も相当減ってきます。資料を揃えて会計事務所に渡す手間が減るだけではなく、会計事務所の質問に対応するという経営者の手を煩わす事が相当減るのです。逆に経営者の方に聞いてもらったら、我々が何でも答えられる状態に近づきますので、効率は相当良いと思います。

- 荻野 - そうですね。

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- 山口 - うちは最低価格50,000円(税抜)からやっているのですが、他事務所の平均が30,000円だとすれば「20,000円高くなりますが、それは川上をしっかりフォローするので十分元がとれますよ」とお話しています。請求書もデータさえ揃えて頂ければ「うちで発送しますよ」と提案しているのです。そうすれば、うちも後々の処理がし易いですし。結果として、本当の意味で経理部が社外にある状態を作り出しているのです。「MIETA」などを使えばインターネットでデータの情報共有も出来ますので、物理的に経営者の側に居ないだけで、現実にやっていることは社内に経理部が居るのと同じような状態にできます。

- 荻野 - なるほど。

- 山口 - これが、我々が考えている将来の上場や成長思考のベンチャーのためのベストのサービスとしてご提案しています。ただ、目の前の50,000円と30,000円の差のせいで「う~ん」と考えられてしまう方が多いですが。(笑)

- 荻野 - その辺を理解してもらうのは、なかなか大変ですよね。

 

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