月次報告-04-

月次報告,分析

正確な月次報告

【売上げに直結したデータで分析したからこそ意味がある】

- 山口 - なぜそういうやり方をするかと言いますと理由がもうひとつ有りまして、営業会議を開いて例えば営業担当者が3人いたとして、その3人に資料もって来るように指示しますと、そのリストを合計すると、だいたい損益計算書の金額よりも多いのが普通です。「そんな数値を基に判断しても意味がないですよね」という話も良くさせていただきます。

- 荻野 - なるほど。

- 山口 - でも、先程の請求書に直結しているリストならば、必ず損益計算書の金額と同じになりますから、そのリストを営業担当者毎に分ければ正確な数値を基に会議ができるわけです。売上げに直結したデータで分析したからこそ意味があるのです。この金額が増えれば損益計算書の金額も増えるわけです。

- 荻野 - そうですね。

- 山口 - 営業担当者の方々にも悪意が有る訳ではなく、良い成績に見せたいだけです。まだ完全に請求できる段階になっていなくても売上げに加えてしまったりするのです。しかし、そういうのを止めにしないと正確な数字を把握することは出来ず、その数値に基づいていくら分析をしても意味がないのです。

- 荻野 - 確かに。

- 山口 - 当社のアウトソーシングでは、他社とそこが決定的に違う特徴になります。そういうことで月次決算の必要性と言いますと、月次決算の前に取引データがちゃんと整理されているのであれば「決算書も使えるのかな」と。(笑) 

- 荻野 - そもそも正確性に欠ける資料で、分析しても意味がないと。(笑) 経費の方はどの様に処理されるのでしょうか?

- 山口 - 経費の方は、「現金は会社には置かないで下さい。」というお話をしています。ですから支払は振込みになりますので、振込みのデータを作りそれが費用のリストになります。それを見ればどこにいくら払っているのかが分かりますので、そのリストを見ながら例えばコスト削減ならば、「どこのどの費用をいくら削ろうか」と検討することになります。決算書とピッタリあった取引リストがあるからこそ、決めたとおりのコスト削減が行えるのです。

- 荻野 - それぞれの数値が違うというのはよくありますからね。

- 山口 - ええ。このリストが普通の会社には無いのです。普通に経理部の人が領収書見ながら会計ソフトに手で仕訳を入れてしまうと、科目ごとにデータが分かれてしまい、どこにどれだけ払っているかなどがわからなくなってしまいます。会計ソフトはそういう意味では使い勝手が悪いですね。厳密にいうとそうならないような手入力の方法はあるにはありますが、そうすると仕訳の量が二倍になります。二倍の仕訳を手入力したくないですからね。取引リストを介して会計ソフトに入力する場合、取引リストを作る時に一回手入力すれば後は入力する必要がありませんし、会計の全く分からない人にとっても普通に見ることができますから。

- 荻野 - それは良いですね。

月次報告,分析

 

- 山口 - 何よりも経営会議におけるウソリストを排除しないと。ちょっと話がずれてしまったかもしれませんが、これが私の持論です。月次決算書の早期化はギリギリのタイミングで大丈夫。(笑) 予実における予算を達成しているかどうかのモニタリングはやる必要はあるけれども、月次決算をテーマに「決算早期化!決算早期化!」と逸りたてるのはちょっと違うような気がします。

 

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